好用的協同運作軟體-Google Calendar簡介(下）

承接上半段


我簡單假設一個情境，解釋一下它其中的一個小應用-邀請開會。
首先，提出開會需求的人須在calendar中新增一個開會事件（如圖二），
接下來點入事件，邀請別人與會（如圖三），與會者登入calendar，點選事件，
可選擇要不要與會（如圖四），如果不能進入calendar(如果沒有權限)，
Google也會透過e-mail邀請你，如果您的email client是outlook，
甚至可以判斷是否跟您的outlook行事歷衝突，
並可以透過outlook回應是否參加會議，如圖六，
如果參加，則會自動新增至您的行事曆中，如圖七。
最後，發起會者進入事件中查看有哪些人要參與（如圖五），
這樣輕輕鬆鬆透過calendar就可以達到開會通知與統計人數的目的了。
當然，這只是其中之ㄧ，其他的應用，我想應該還有很多，靠大家一起發掘囉。
（不好意思～圖截的不太清楚，最主要是說明他有這個功能，大家進去摸摸就知道了～）


圖二、新增一事件




圖三、邀請別人參與，在紅圈圈處打上要邀請的人的email



圖四、被邀請人進入calendar後發現問號，點入決定是否要參加此會議



圖五、會議發起人查看有哪些人決定參加會議



圖六、在Outlook回應參加與否或是建議另一個時間再開會



圖八、自動加入會議至outlook 行事曆



我想這個軟體的主要用法，就是藉由分享個別的calendar
（將每個人的schedule放在同一個網頁上檢視）達到規畫與協同合作的目的。

另外，值得一提的，在Google的很多軟體都是可以互相支援的，
例如，您可以直接在Google mail（需將Google mail的language setting 改成English）
或是透過簡訊-SMS（原本美國才有提供，現在只要您的大哥大業者是中華
電信，也提供此種服務喔～感謝Zero熱心提供此訊息）直接新增calendar事件，
在新增事件時，如果有加入地點，則Google map可以自動帶出地圖（
目前只有幾個地方有地圖，不包含台灣）。

講這些應用好像沒用，台灣都沒支援到，但這軟體畢竟是美國人做的，
服務也會從美國開始做起，未來也應該會把服務慢慢推到其他國家，
請拭目以待，至少主要的calendar是可以馬上使用的。
馬上去試試吧

加入書籤: