星期一, 4月 23, 2007

好用的協同運作軟體-Google Calendar簡介(上)

工作這麼久,有時候要安排project進度或是規劃時,總是要一個個的聯絡,
確認每個人的時間或工作量是否能配合,然後將這些確認過的資料作成計畫,
等到執行的時間接近了,再由project leader提醒各member應該進行的事項,
進行這些活動總覺得很耗費心力且浪費時間。

所以,如果能透過軟體,得知每個人的工作任務與規劃,讓每個人都曉得自己的責任,
整個project運作就會順暢多了。

換一個情境,你想舉辦全家人一起參與的休閒活動,或是找幾個同學吃飯,
要一個個聯絡的,很浪費時間,如果,有個公開的地方,
可以讓你知道每個人的schedule,並且可以預約每個人的時間,那該有多好。

這幾天測試了Google的軟體Calendar軟體,他剛好可以符合我的需求,好用且免錢。
軟體是以網頁的方式呈現,只要註冊就可以使用的,
並且也可從這個網頁連結到別的Google服務,例如,Google mail等。

整個網頁是採用AJAX技術寫成,反應非常快速,幾乎感覺這個軟體是在您的PC上執行,
而非網頁。接下來稍微介紹一下他的功能,
當然您也可以直接到http://www.Google.com/support/calendar看他的online help,底下開始看圖說故事了。




圖一、首頁


見圖一,這是進入後的首頁,我用五個框代表主要的功能,
每個框旁邊都有一個相對的編號:

編號1、 是Google的主要特色-搜尋,它可以依照時間、地點等搜尋calendar,
讓您找到遺忘很久的事情或是最近與未來的規劃。

編號2、 就是列出本月的日期,點擊日期後,可以瀏覽那天的schedule。

編號3、 可以依照當天(day)、這一週(week)、當月(month)或是接下來四天
等不同的view察看這些事件。

編號4、 編號4就是我認為這個軟體的最大特點,就是它可以加入別人的calendar
並且以不同的顏色區分出每個人的calendar,使你容易識別與規劃。

我是先創造出兩個calendar(在圖一中框框4中的My calendar下),
一個標示為私人一個標示為公務,你就可以分享私人的calendar給家人或朋友,
分享公務的給同事,可以同時做好公、私的規劃

另外,我也加入了朋友與同事的calendar,同時也可以知道別人的calendar,
很貼心的是,Google也做出一些calendar供大家加入,
例如,台灣的國定假日,這樣就會非常方便。
也可以衍生成別的運用,例如,公司福委會可以在上面公告活動、旅遊等活動,
另外,國內外藝人在上面公告他的calendar方便大家追星
或是美術館也可以從這邊公告他們展覽的時間、電影院也可公告電影播放的時間……。
總之,用處很多。

當然,如果你覺得在一個畫面同時看到很多資訊覺得太過繁雜,
也可以只看其中幾個calendar,只要將你不要的calendar前面的勾勾拿掉即可,
讓您更專注於您想要的資訊。也可以在別人的事件加入你的看法,達到溝通的目的。

編號5、 編號5的框框就是主要的calendar資訊,你只要在上面點一下就可新增事件了。


繼續閱讀下半段




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